5 types d'outils à tester pour suivre les temps dans votre entreprise

1. Les feuilles de temps papier

Quand on ne veut pas se prendre la tête, quoi de plus simple qu’un papier et un crayon pour noter des informations ? Simple et accessible, les entreprises débutantes feront souvent appel à la méthode manuelle pour facturer leurs clients.

Rien de plus simple ! Une montre, une horloge ou un smartphone suffisent pour utiliser cette méthode et ce sont les employés qui notent les heures de début et de fin de travail.

Les entreprises qui emploient cette méthode attendent généralement la fin de journée pour noter les heures.

👍 Les bénéfices sont simples :

• pas d’apprentissage particulier à mettre en place
• pas besoin d’un appareil ou logiciel
• très peu de frais

Malgré son apparente gratuité, cette méthode peut vous faire perdre de l’argent pour plusieurs raisons :

• 🛑 elle dépend entièrement de la mémoire de vos employés et peut être sujette à erreurs
• 🛑 faire remplir ces feuilles à vos employés peut rapidement devenir un challenge

S’asseoir à la fin de la journée pour remplir cette feuille alors qu’on ne veut que rentrer chez soi est un passage pénible. Vos employés voudront la remplir rapidement et auront tendance à faire des approximations, donc des erreurs.

La méthode papier est simple à expliquer mais sa qualité physique a également des défauts :

• elle suppose une distribution physique des feuilles de calcul (ce qui peut demander du temps si vos employés travaillent sur plusieurs sites)
• elles peuvent se perdre et être difficiles à récupérer

Pour résumer, elles sont gratuites mais manquent cruellement de fiabilité.

Utiliser un tableur pour suivre son temps est forcément mieux, non ? 🤔

2. Les tableurs (Excel, Numbers, Google Sheet, Calc, etc.)

Avec cette méthode, vous ajoutez manuellement les heures de début et de fin dans la feuille de calcul. Elle permet, notamment, d’enregistrer les horaires de travail d’un employé ou le temps qu’il aura passé sur un projet; à moindre coût.

👍 Cette approche digitale a plusieurs bénéfices :

• la collecte des entrées de temps de tous vos employés en un seul endroit
• la sauvegarde et le stockage simples des données
• la possibilité de créer des rapports sur celles-ci
• la création de feuilles de calcul spécifiques à différents projets
• le partage du document avec tous vos collaborateurs en ligne

Cependant, comme les employés ajoutent encore leurs entrées manuellement, on y retrouve une marge d’erreur similaire à celle des feuilles papier. Et les heures sont ajoutées après coup, ce qui vous ouvre la possibilité d'oublier des heures et des tâches. D’autres inconvénients s’ajoutent :

• 🛑 la lourdeur du remplissage du fichier, notamment après plusieurs mois d’activité. Difficile de trouver la bonne page et la bonne cellule à remplir en accusant la fatigue d’une journée de travail.
• 🛑 le passage obligé du traitement manuel des données. Cette solution est efficace pour un usage individuel (par exemple en tant que freelance) mais devient rapidement accablante pour une entreprise de plus de cinq salariés.

Alors, pour éviter d’imposer une collecte en fin de journée, il suffirait de chronométrer le temps passé sur une tâche dès le début de celle-ci.

3. Les chronomètres

A la portée de tous, les chronomètres sont un outil complémentaire aux feuilles de calcul simples à utiliser. Vous pourrez passer notamment par :

• une extension pour votre navigateur internet.
• une application mobile.
• un site internet dédié en ligne. Etc.

👍 Plus besoin de compter sur la mémoire de vos employés pour obtenir des données précises sur leur temps de travail !

🛑 En revanche, ils ne devront pas oublier ni de le lancer, ni de l’arrêter... Pas facile si l’on passe sans arrêt d’une tâche à l’autre ! Ce qui remet en cause la fiabilité de cette méthode est encore une fois l’erreur humaine.

4. Les cartes magnétiques

Le bon vieux système des cartes de pointage a su se moderniser grâce à sa version magnétique !

👍 Le système reste le même mais offre de nombreux avantages :

• l’accès à des zones de travail spécifiques
• l’enregistrement de la fréquentation, des pauses et des heures de départ
• l’intégration à votre système de paie pour simplifier le processus de rémunération des employés
  
  

Avec le système de cartes magnétiques, les employés glissent leur carte lorsqu'ils entrent et sortent du lieu de travail. Le système calcule ensuite le temps travaillé en examinant la différence entre les heures auxquelles un employé a commencé et terminé son travail.

Le principal avantage des systèmes de cartes magnétiques est qu'elles sont assez faciles à utiliser. Il n'y a pas de codes ou de mots de passe à retenir. Vous n'aurez pas besoin de fournir aux employés une formation spéciale pour les amener à les utiliser efficacement.

Votre charge de travail administratif sera amplement réduite par rapport aux cartes de pointage traditionnelles, aux feuilles de temps papier et aux tableurs. L’envoi ou le téléchargement de données vers un autre système ne sera pas nécessaire, ce qui soulagera ainsi vos équipes et leur permettra de se concentrer sur leurs tâches importantes.

Les inconvénients majeur des systèmes de cartes magnétiques sont :

🛑 Qu'elles ne sont adaptées qu’au suivi du temps des employés sur site. (À l’heure du travail en distanciel, il vous conviendrait peut-être plutôt de trouver une solution connectée).

🛑 Qu'elles permettent uniquement de suivre la durée d'une journée de travail, mais ne permettent pas de connaître le temps passé précisément sur chaque tâche.

5. Les logiciels de suivi du temps

Équipes mobiles, entreprises distantes, employés de bureau - tout le monde peut utiliser un logiciel de suivi du temps car il comprend souvent diverses applications pour les appareils Web, de bureau et mobiles.

👍 Un logiciel de suivi du temps permet non seulement d'enregistrer automatiquement le temps de travail de vos employés mais également de :

• combiner diverses tâches financières
• gérer votre main d’œuvre
• gérer la paie et payer vos employés

Certains logiciels plus avancés permettent aussi d’analyser les performances de vos équipes. Cet outil permet rapidement d’améliorer la productivité de vos employés et réduire les pertes de revenus.

La gestion précise de vos équipes et vos différents projets vous permet également de faire des estimations beaucoup plus précises et de respecter les délais. Ainsi que la possibilité de répartir le travail plus efficacement.

🛑 Les inconvénients résident ici dans la façon dont vous l'utilisez. Certains outils offrent des fonctionnalités plus invasives, qui peuvent nuire au moral de l'équipe. Il faudra alors vous assurer d’avoir préalablement présenté les différents avantages de son utilisation à tous vos employés ainsi que d’acquérir leur adhésion au suivi de temps.

Qui sommes nous ? Cronocloud est un logiciel de suivi de temps simple qui vous aide à piloter votre rentabilité et booster votre productivité. 👉

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