Se mettre au time-tracking en 2 min avec une feuille de temps !
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Le time-tracking est une excellente pratique qui va vous permettre de savoir où passe votre ressource la plus précieuse : le temps ! Qu’il prenne la forme, d’un logiciel, d’une application de suivi de temps, ou encore d’une simple feuille de temps dans un fichier Excel, le meilleur outil de time tracking sera toujours celui que vous utiliserez quotidiennement ! 😉
Aussi pour les débutants qui veulent commencer à suivre leurs heures de travail nous vous avons concocté un modèle de feuille de temps gratuit et dans cet article on vous explique comment vous en servir. 🎁
Pourquoi suivre ses heures ?
En plus de gagner en productivité et en concentration, le suivi de temps va vous permettre d’acquérir une meilleure capacité à estimer le temps nécessaire à la réalisation de futures tâches similaires.
Du point de vue de la gestion de votre entreprise, le suivi des temps va vous permettre de piloter votre activité sur des indicateurs objectifs et pertinents ou encore d’améliorer significativement le suivi de projet et la facturation auprès de vos clients.
Vous l’aurez compris un time-tracker" fait partie de la panoplie des outils de gestion qui vont grandement vous aider au quotidien.
Ce que vous allez pouvoir faire avec notre modèle de feuille de temps gratuit
Notre modèle est une feuille de temps simple qui est plutôt orientée vers le suivi de projet (et non sur le suivi des heures de travail, au sens "durée légale du travail").
Avec cette feuille de temps vous allez ainsi pouvoir chronométrer le temps que vous passez sur certaines tâches en saisissant simplement l'heure de début et l'heure de fin de votre travail. La durée sera calculée automatiquement, vous pourrez même calculer le montant facturable en définissant votre taux horaire et suivre le temps passé par projet, pas mal hein !? 🤓
Comment utiliser notre feuille de temps ?
Pour utiliser cette feuille de temps votre tableur c'est très simple il suffit de suivre les étapes suivantes :
- Saisissez la date du jour dans la colonne "Date".
- Indiquez ensuite le nom de la tâche sur laquelle vous vous apprêtez à travailler dans la colonne "description".
- Enfin indiquez l'heure à laquelle vous commencez à travailler dans la colonne "heure de début".
💡 Astuce de pro : si vous souhaitez réaliser un suivi des heures pour améliorer votre rentabilité et facturer vos clients, définissez le taux horaire que vous facturez à vos clients dans la colonne "taux horaire", attribuez enfin votre tâche à un projet en indiquant son nom dans la colonne "projet".
Ensuite ce sera à vous de jouer et vous vous mettrez au travail, une fois votre session terminée il vous suffira d'indiquer l'heure de fin dans la colonne "heure de fin". Une fois l'heure de fin saisie, la durée a été calculée automatiquement ! On vous avait prévenu que c'était simple 😉
Si vous avez précédemment défini un taux horaire, alors le montant que vous devez facturer sera automatiquement calculé dans la colonne Montant facturable", il ne vous reste plus qu'à reporter ce montant dans votre outil de facturation et le tour est joué.
Comment connaître le total des temps passés par projet ?
À tout moment vous pourrez effectuer un suivi des heures passées par projet en consultant le tableau sous la ligne "Récapitulatif".
Au fur et à mesure que vous ajouterez des entrées à votre feuille de temps, les totaux seront automatiquement calculés afin de vous permettre de consulter en un clin d'œil le total des temps passés et des montants à facturer par projets.
Ce tableau récapitulatif pourra vous aider à piloter votre activité, facturer vos clients et vous permettra de toujours savoir où vous en êtes, à condition bien sûr de le remplir avec assiduité. 🙌
Gestion des semaines
Nous vous conseillons d'utiliser un onglet par semaine afin de ne pas vous retrouver avec des feuilles de temps trop volumineuses qui perdraient en lisibilité.
Vous pourrez à chaque début de semaine, dupliquer l'onglet actuel et le renommer avec un nom du type "s[numéro de la semaine]- [année]" (ex : pour la semaine 27 de l'année 2022 : "s27-2022").
Limitation du time-tracking dans une feuille de temps
Cette feuille de temps vous fournit une base pour débuter le suivi des heures et vous permettra par exemple de venir enrichir votre outil de gestion de projet en y reportant le temps passé ou en vous aidant à établir le montant des prestations à facturer à vos clients.
Vous pourrez également la partager au sein d' une petite équipe mais cette utilisation restera limitée, en effet il vaudra mieux alors passer sur une véritable application de suivi de temp qui vous permettra de facilement effectuer de suivi des heures de tous les membres de votre équipe (n'hésitez pas à essayer gratuitement notre application de time-tracking).
Toutefois ce modèle de feuille de temps sera un excellent moyen de commencer à suivre facilement vos heures de travail.
Obtenez gratuitement votre feuille de temps 👇
Inscrivez-vous pour recevoir le lien de téléchargement, la feuille de temps est au format Google Sheet et vous pouvez y accéder directement depuis votre navigateur.
Si vous préférez utiliser Excel pour effectuer votre suivi des heures (ou Open Office), vous pouvez télécharger le fichier au format .xlsx ou .ods en suivant le lien puis en utilisant le menu "Fichier" > "Télécharger".
Félicitations pour avoir pris la bonne décision de commencer à suivre votre temps 👏, vous verrez que cette bonne pratique va vous aider à être plus productif tout en améliorant votre rentabilité 😎. Si vous avez des questions ou que vous voulez nous raconter vos débuts dans le time-tracking n'hésitez pas à nous contacter.
