Comment bien mettre en place le télétravail dans votre entreprise ?
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La crise sanitaire liée au Covid a contraint les entreprises à s'adapter très rapidement, parmi les outils qui ont été mis en place le télétravail s'est vu occuper une place centrale. Mais à l'inverse d'un télétravail imposé par une situation dégradée, le télétravail choisi et adopté par les entreprises en temps normal peut-être un formidable outil pour peu qu'il soit bien mis en œuvre. Mais comment bien mettre en place le télétravail dans son entreprise tout en conservant productivité, qualité et bien-être des salariés ? Dans cet article nous vous donnons quelques conseils pour tenter de répondre à cette question.
Consulter les attentes des salariés
La première étape pour mettre en place le télétravail est de recueillir les attentes des salariés. Cette consultation peut prendre différentes formes : entretiens, questionnaires, groupes de travail, consultation des représentants du personnel, etc. Au cours de cette étape il s'agit de cerner :
- les motivations des salariés
- les doutes et inquiétudes
- le rythme qu'ils aimeraient expérimenter
Les informations qui résulteront de cette consultation constitueront une première cartographie révélatrice de la façon dont vos équipes se positionnent face au télétravail.
Expérimenter le télétravail
Il est judicieux de mettre en place une phase de test préalable à l'adoption généralisée du télétravail dans l'entreprise, au cours de cette phase on pourra ainsi identifier ce qui fonctionne et ce qui à l'inverse mérite d'être amélioré. Bien sûr, la mise en place du télétravail devra se faire en conformité avec les dispositions du Code du travail.
L'employeur sera notamment tenu de fournir au salarié le matériel nécessaire à l'accomplissement de sa mission et il devra également veiller à ce que les salariés en télétravail bénéficient des mêmes avantages et des mêmes droits que les salariés en présentiel, y compris en ce qui concerne les formations.
Adapter l'encadrement
Mettre en place le télétravail est vécu pour beaucoup de dirigeants comme une incertitude et une source d'inquiétude quant à l'impact que cette pratique peut avoir sur l'équilibre d'une entreprise. Et on peut facilement le comprendre : bâtir une entreprise à succès est un travail long et difficile et introduire du changement dans tout système implique d'aller vers l'inconnu, une destination souvent inconfortable...
Néanmoins, mettre en place le télétravail est une formidable occasion de repenser et faire évoluer les mentalités dans son entreprise. En effet, c'est l'occasion rêvée pour développer un management basé non plus sur le contrôle, mais au contraire bâti sur la confiance et l'autonomie.
On pourra ainsi repenser l'organisation du travail et limiter les pratiques les plus improductives (trajets, réunions) tout en offrant davantage d'autonomie au salarié en lui offrant par exemple l'opportunité d'organiser plus librement ses missions hebdomadaires.
Choisir les bons outils
Aujourd'hui de nombreux outils s'offrent aux entreprises afin de les aider à mettre en place et développer le télétravail. Que vous soyez un TPE, une PME ou un grand groupe ces outils sont accessibles techniquement et financièrement.
La mise en place du télétravail s'accompagne donc d'un questionnement afin de s'assurer que tous les salariés ont bien accès à ses outils et savent bien les utiliser.
Parmi les outils indispensables à la mise en place du télétravail on notera les outils de gestion de projet, les logiciels de visioconférence ou encore les applications de time tracking (ou suivi de temps).
Ces derniers notamment seront très importants pour la mise en place du télétravail, car un bon logiciel de suivi du temps est la garantie de pouvoir suivre facilement le nombre d'heures passées sur chaque projet pour chaque salarié et de conserver la capacité à suivre le coût et l'avancement des projets même avec des équipes en télétravail. D'ailleurs si vous ne l'avez pas lu, vous pouvez consulter notre article qui explique pourquoi le suivi de temps est le meilleur ami du télétravail.
Évaluer le télétravail régulièrement
Une mise en place du télétravail réussie, passe nécessairement par des phases d'évaluation et des ajustements.
- Qu'est-ce qui fonctionne bien actuellement ?
- Comment les salariés vivent-ils le télétravail ?
- Parviennent-ils à conserver un bon équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle ?
- Se sentent-ils isolés ?
- Arrivent-ils à conserver un esprit d'équipe ?
Toutes ces questions doivent revenir à intervalle régulier sur le devant de la scène et permettre d'affiner et de perfectionner la pratique du télétravail à mesure que les itérations se succèdent.
Prévenir les risques liés au télétravail
Un point devra tout particulièrement attirer la vigilance de toute entreprise désireuse de mettre en place le télétravail, à savoir le bien-être des salariés. En effet, si la majorité des télétravailleurs sont satisfaits de ce mode de travail, pour d'autre ce changement pourra engendrer des difficultés : perte de motivation, déséquilibre entre vie personnelle/professionnelle, inconfort du poste de travail au domicile, etc.
Pour répondre à certains de ces problèmes, l'entreprise pourra par exemple fournir à ses salariés en télétravail un accès à un espace de coworking.
Encore une fois ici, la clé sera l'échange avec ses salariés afin d'identifier les avantages et inconvénient du télétravail afin d'entrer dans un processus d'amélioration continu.
