Comment structurer son suivi du temps de travail ?
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Ça y est vous avez décidé de suivre votre ressource la plus précieuse : le temps ! Eh bien félicitations car c'est une excellente décision 🙌. Dans cet article nous vous expliquons comment bien démarrer pour mettre en place votre suivi de temps dans votre entreprise, c'est parti !
Bien sûr nous espérons que vous avez choisi Cronocloud pour vous accompagner dans cette aventure, mais même si vous avez choisi un autre logiciel de suivi de temps les conseils que nous vous proposons dans cet article pourront vous aider 😉.
Se lancer dans le suivi de temps peut-être un peu intimidant et peut-être vous posez-vous des questions quant à la façon de vous organiser.
Si vous avez choisi de vous lancer dans le suivi de temps, c'est peut-être pour visualiser précisément sur quoi votre équipe travaille et quelles sont les tâches sur lesquelles vous passez le plus de temps. Peut-être travaillez-vous pour des clients et souhaitez leur montrer précisément sur quoi vous travaillez et comment avancent leurs projets.
Afin de répondre au mieux à ces questions et tirer le meilleur parti de votre application, il est important de bien structurer votre suivi de temps.
Suivre le temps passé sur des projets
Si vous travaillez sur des projets (internes à votre entreprise ou pour le compte de client), la première chose à faire est de créer vos projets votre logiciel de suivi de temps.
Imaginons que vous soyez une agence web qui crée des sites internets pour le compte de clients. Si actuellement vous travaillez sur 4 sites internet pour 3 clients différents alors vous pouvez commencer par créer un nouveau projet par site internet.
Exemple de structuration de suivi de temps :
* Projet 1 : site internet Agence Immo 3000
* Projet 2 : site internet Resto Pizza Mama
* Projet 3 : site internet Chocolaterie CacaoMiam
* Projet 4 : gestion pub en ligne Chocolaterie CacaoMiam
Ainsi dès que vous ou un membre de votre équipe travaillerez sur une tâche relative à l'un de ses projets, vous débuterez un nouveau suivi de temps en sélectionnant le projet auquel il appartient. Au fur et à mesure que des tâches seront ajoutées, vous aurez une vision précise du temps passé sur chaque tâche de chaque projet.
Suivre le temps passé pour chaque client
Si vous travaillez sur des projets pour le compte de client, il est encore plus important pour vous de suivre le temps passé sur des tâches car cela impacte directement votre facturation et votre rentabilité. En effet il est facile de se perdre dans les méandres d'un projet et "d'exploser le budget".
En plus de définir des projets, vous pouvez leur attribuer un client, et cela peut s'avérer pertinent si vous réalisez plusieurs prestations différentes pour un même client. En effet en suivant le temps passé sur plusieurs projets pour un même client vous serez en mesure de connaître la charge de travail que représente ce client pour votre entreprise et ainsi mieux piloter votre rentabilité.
Si nous reprenons notre exemple précédent, nous remarquons que sur quatre projets, deux ont le même client, nous les assignerons donc au client CacaoMiam.
* Projet 1 --> Client : Agence Immo 3000
* Projet 2 --> Resto Pizza Mama
* Projet 3 --> Chocolaterie CacaoMiam
* Projet 4 --> Chocolaterie CacaoMiam
Clients internes
Si vous ne travaillez pas pour le compte de client, mais que sur des projets internes à votre entreprise, vous pouvez très bien utiliser la fonction "client" pour désigner des équipes.
Marquer les tâches facturables
Vous pouvez dès à présent commencer à suivre le temps passé sur des tâches en y associant des projets et clients, de plus sachez que vous pouvez marquer un pointage comme "facturable" ou non, ce qui vous permet de différencier de façon flexible, le temps que vous passez sur les projets de vos clients du temps que vous facturez réellement.
Améliorer votre suivi de projet avec des tags 🏷
Les tags sont des étiquettes que vous pouvez associer à vos pointages afin d'identifier des tâches similaires, ou thématiques au sein de projets différents. Par exemple vous pouvez utiliser un tag "marketing" pour suivre différentes tâches qui sont liées à ce domaine au sein de vos différents projets et ainsi obtenir une vision claire et précise du temps que vous consacrez dans cette thématique.
Cette capacité à connaître le budget temps dépensé dans un domaine vous sera d'une grande aide pour piloter votre activité et vous aiguiller dans vos recrutements.
Un autre cas d'utilisation très pertinent des tags est pour suivre vos aides à l'innovation crédit d’impôt recherche, crédit d’impôt innovation, jeune entreprise innovante, fonds européen de développement régional (feder)", etc.
En effet avec ces dispositifs de soutien à l'innovation, vous bénéficiez d'aides fiscales en contrepartie d'un certain volume de temps alloué à des démarches et efforts d'innovation. Concrètement vous devez justifier que vous passez un certain temps sur certaines tâches qui entrent dans le champ de l'innovation. Pour sécuriser ces aides à l'innovation un logiciel de time-tracking est une solution parfaitement adaptée et simple à mettre en œuvre.
Par exemple si vous êtes bénéficiaire du dispositif crédit d'impôt recherche, dans notre logiciel de time-tracking il vous suffit de créer un tag "c.i.r", puis dès que vous démarrerez un pointage en lien avec le crédit d’impôt recherche d'y associer ce tag d'un simple clic !
Ainsi dans vos rapports de temps vous serez en mesure de connaître le total des temps passés pour le crédit d’impôt recherche durant une période donnée.
🎯 Pour en savoir plus sur l'utilisation des tags pour le time-tracking consultez notre article 👉 "Utiliser les tags pour améliorer son suivi de projet"
Vous voici à présent "armés" pour bien débuter le time-tracking dans votre entreprise, les exemples que nous vous avons proposés précédemment constituent une façon de structurer son suivi de temps, mais n'hésitez pas à essayer notre solution de suivi de temps afin d'expérimenter par vous-même et trouver l'organisation qui conviendra le mieux à votre entreprise 😉.
