Comment obtenir l'adhésion de votre équipe au suivi de temps ?
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S'il y a une erreur que vous vous devez à tout prix éviter lors de la mise en place de votre suivi de temps, c'est que cette mesure soit perçue par vos salariés (en télétravail ou présentiel) comme un outil de surveillance ! 😱. Et si vous songez à mettre en place le suivi de temps à cette fin alors nous vous mettons en garde : cela ne fonctionnera pas !
Si vous mettez en place le suivi de temps vous devez impérativement le faire avec l'adhésion pleine et entière de votre équipe. Mais comment faire pour que le time-tracking soit perçu par vos salariés comme un avantage et un allié ? On vous explique 😉
Rassurer et éliminer les craintes
La première étape est d'expliquer à vos salariés qu'utiliser un logiciel de suivi de temps et une démarche identique à ce qu'ils font (la plupart du temps) déjà auprès de leur responsable, sauf qu’au lieu de reporter auprès d'une personne, ils le font au travers d'un logiciel, (ce qui rend la tâche plus pratique et plus facile pour tout le monde au quotidien).
Il peut être aussi judicieux de rappeler que mettre en place un outil de time tracking a pour unique finalité d'identifier le temps passé sur certaines tâches sur certains projets.
En aucun cas le suivi de temps ne devra déroger aux règles qui sont définies par le droit du travail, notamment en matière de durée légale du temps de travail et de temps de pause. Mieux vous pouvez expliquer à vos salariés que cet outil leur permettra par exemple de parfaitement respecter les temps de pauses auxquels ils ont droit ! 🙌
Expliquer les avantages du time-tracking
Une fois les premières craintes levées, viendra le temps de communiquer à vos salariés sur les avantages du suivi de temps en entreprise. Vous pouvez commencer par leur exposer les avantages suivants :
1. Éviter les distractions
Pour certains le télétravail peut aussi être synonyme de challenge à relever : un appel impromptu, un livreur qui sonne à la porte, le petit dernier qui nécessite votre attention, le domicile recèle de distractions qui ne demandent qu'à nous accaparer et maintenir sa concentration peut se révéler compliqué.
Aussi le logiciel de suivi de temps peut se révéler être un très bon allié. Déjà parce qu'il permet de prendre pleinement conscience de ce que l'on est en train de faire : dès que l'on indique le nom de la tâche à laquelle on va s'atteler et que l'on clique sur le bouton "commencer" on entre dans une démarche de focalisation. Mais aussi parce qu'il permet de mieux s'organiser en ayant toujours une vision réelle du temps que l'on accorde à chaque tâche de chaque projet.
2. Préserver l'équilibre entre vie pro. et vie perso.
Si travailler dans les locaux de l'entreprise instaure naturellement un rythme bien défini, délimitant un cadre pour le salarié, travailler au domicile peut vite entraîner des dérapages.
L'épisode de la Covid-19 a malheureusement conduit beaucoup de salariés à s'en rendre compte : télétravailler à son domicile n'est pas chose facile quand il s'agit de conserver un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Si certains salariés auront du mal à se concentrer à leur domicile, d'autres au contraire (plein de bonne volonté) ressentiront le besoin d'en faire davantage que s'ils étaient au bureau et à terme laisseront leur travail empiéter sur leur vie perso, or cette situation n'est saine pour personne.
Là encore, un bon logiciel de suivi de temps constituera un garde-fou efficace. Vos salariés pourront ainsi prendre pleinement conscience du nombre d'heures qu'ils passent à télétravailler et seront plus enclins à lever le pied quand ils en ont besoin, rassurés de constater qu'ils avancent sur les tâches et projets de l'entreprise.
3. Apprendre à mieux investir le temps pour être plus heureux au travail
On ne le répétera jamais assez sur Cronocloud : "Le temps est notre ressource la plus précieuse", c'est à travers lui que se déroule notre existence. C'est parce qu'il est fugace et qu'il nous glisse entre les doigts qu'il est aussi précieux. Il est fondamental de le mesurer afin de pouvoir le dépenser d'une façon qui nous permette de nous épanouir au mieux.
Il existe sans doute des tâches dans votre entreprise sont qui trop chronophages au regard de la valeur réelle qu'elles apportent à vous ou vos clients. Peut-être y a-t-il des projets sur lesquels vous avez passé plus de temps que vous n'auriez dû et ce retard se répercute sur votre rentabilité.
Mettre en place le suivi des temps vous permettra d'identifier les tâches qui sont consommatrices de votre précieuse ressource que constitue le temps, ainsi vous pourrez positionner vos salariés sur les tâches qui sont les plus pertinentes pour votre activité et peut-être réorganiser celles qui le sont moins.
Il en résultera un gain de productivité qui bénéficiera à vos salariés, puisque votre activité sera plus productive et plus rentable vous aurez plus de moyens afin d'améliorer l'épanouissement au travail de vos équipes.
4. Mieux apprendre du temps passé
Plus vos salariés vont enregistrer leurs temps de travail et plus vous allez créer de la valeur au travers d'une connaissance du temps nécessaire à la réalisation de tâches similaires.
Avec cette information en poche vos salariés seront en mesure de mieux organiser leur travail au quotidien.
Vos salariés pourront ainsi prendre davantage de recul sur travail en réorganisant leurs tâches en fonction de l'apprentissage du temps passé. Ils constateront naturellement quelles sont les tâches sur lesquelles ils passent trop de temps au regard des résultats obtenus et pourront de manière proactive réfléchir à des axes d'amélioration.
Enfin, cette meilleure capacité à estimer le temps nécessaire à la réalisation de leurs tâches, permettra à vos collaborateurs d'être moins stressés, en réduisant les risques de retard induits par de mauvaises estimations initiales.
Vous l'aurez compris, une application de suivi des temps peut se révéler un fidèle allié pour votre rentabilité et le bien-être de vos collaborateurs, mais pour cela il devra être bien expliqué et mis en place de façon honnête et transparente.
C'est notre vision des choses chez Cronocloud, nous souhaitons aider les entreprises à mettre en place le time-tracking afin d'améliorer leurs performances tout en augmentant l'autonomie de leurs collaborateurs.
Alors convaincu ? Sinon il ne vous reste plus qu'à essayer le suivi des temps par vous-même 😉
