Comment le suivi de temps peut vous aider à faire des économies et gagner plus
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De plus en plus d’entreprises adoptent le time-tracking car elles ont compris que les enjeux autour du suivi du temps des collaborateurs sont cruciaux et impactent directement leur rentabilité. Mais quels sont concrètement les gains et économies que permettrait la mise en place du suivi de temps dans votre organisation ? 🧐 Dans cet article nous vous donnons les éléments de réponse.
Vous allez gagner en rentabilité en facturant vos clients avec plus de précision
Si pour de nombreuses entreprises la maîtrise du temps passé sur les projets est synonyme de rentabilité, encore trop nombreuses sont celles dans lesquelles le reporting des temps s'effectue de mémoire, à postériori et dans de simples feuilles Excel.
Malheureusement de telles pratiques ne permettent pas de facturer à ses clients les temps passés avec précision. En effet le reporting "de mémoire" sera toujours différent du temps réellement passé, avec un écart qui peut directement venir grignoter vos marges et votre rentabilité si le temps passé est supérieur au temps facturé.
À l’inverse, en utilisant une application de suivi de temps (dès que votre équipe aura pris l'habitude de suivre son temps ) votre facturation gagnera immédiatement en précision et le temps que vous facturerez reflétera avec bien plus de précision le temps réellement passé.
Bien sûr le time-tracking ne doit pas être un obstacle à votre fonctionnement interne, à l'agilité de votre équipe ou à votre volonté de servir vos clients avec dévouement. Aussi dans la plupart des logiciels de suivi de temps vous pourrez distinguer des tâches facturables des tâches non-facturables et ainsi selon votre mode de facturation : éviter de facturer vos clients au-delà de ce qui était prévu initialement ou au contraire ajuster la facturation en fonction des dépassements, retard de projet ou prestations supplémentaires.
Vous l'aurez compris, une facturation reflétant les temps passés avec précision est l'un des facteurs clé intervenant dans le succès d'une entreprise, c'est pourquoi un suivi de temps rigoureux, en temps réel mené par l'ensemble de vos collaborateurs peut vous permettre d'augmenter significativement votre rentabilité.
Vos équipes vont gagner en efficacité et productivité
Nous avons tous fait un jour l'expérience de passer beaucoup de temps sur une tâche sans pour autant être satisfait de notre productivité : soit parce que nous n'étions pas motivés sur le moment, soit parce que nous avions du mal à nous concentrer ou encore parce que nous faisions face à un problème dans l'exécution de cette tâche.
Sans un suivi du temps, ces périodes de basse productivité peuvent vite représenter un volume horaire important (et donc une perte pour l'entreprise) sans que nous ayons conscience de l'importance de volume horaire passé.
Soit parce qu'estimer son temps à postériori est toujours moins précis ou soit parce que notre envie d'être performant dans notre travail nous pousse à minimiser ces moments de basse productivité.
À l'inverse** en utilisant une solution de suivi des temps vos collaborateurs vont gagner en autonomie en étant capable d'identifier ces périodes de basse productivité** et de prendre plus rapidement des mesures pour améliorer leur productivité (prise de recul, demande de soutien, etc.)
De plus à mesure que vos collaborateurs suivront leur temps ils amélioreront leur capacité à se concentrer et augmenteront ainsi leur productivité. En effet démarrer un suivi de temps sur une tâche, permet d’entamer une démarche mentale par laquelle on prend mieux conscience de ce que l'on est en train de faire. Par cet acte on se consacre plus profondément à celle-ci en évitant ainsi de nous disperser dans des activités en parallèle.
Vous allez économiser de l'argent sur des recrutements non prioritaires
Tous les entrepreneurs le savent : recruter les bons collaborateurs est une mission compliquée dont l’issue peut se révéler coûteuse en cas de "mauvais" recrutement. Soit parce que la personne ne correspond pas au poste (mais dans ce cas on peut difficilement s’en apercevoir avant le démarrage de la période d’essai), soit parce que l'on a recruté sur le mauvais poste c’est-à-dire que le recrutement ne correspond pas suffisamment à un réel besoin en matière de volume horaire.
Mais comment expliquer de telles erreurs ? Trop d'entreprises manquent de visibilité en termes d'occupation de leurs équipes et d'identification des volumes horaires passés sur les différentes tâches, projets et clients. C'est ce manque de visibilité sur l'activité réelle des collaborateurs qui peut conduire les chefs d'entreprise à se méprendre sur la priorisation et la nature des profils à recruter.
C’est pourquoi la mise en place du suivi de temps au sein de votre entreprise est capitale: parce qu’elle permet d’avoir une vision à 360° de l’ensemble de vos équipes et de l’occupation de chacun des collaborateurs. En effet avec un logiciel de suivi du temps vos collaborateurs saisissent en temps réel les tâches sur lesquelles ils travaillent et vous pouvez ainsi immédiatement identifier les postes qui sont en sous-capacité ou au contraire les collaborateurs qui sont disponibles pour travailler sur de nouvelles missions.
Le suivi de temps est donc un atout formidable lorsqu'il s'agit d'identifier et prioriser vos besoins de recrutement. Il vous apportera une vision stratégique, pertinente pour piloter votre activité et vous évitera des recrutements inadéquats en vous guidant pour recruter les bons profils au bon moment.
Les managers de votre entreprise vont gagner du temps
À l’heure où les modes de travail se réinventent et où la mise en place du télétravail s’accélère (notamment pour faire face à la crise de covid-19), avoir une vision en temps réel et fiable de son activité est un facteur de succès déterminant pour une entreprise.
C’est exactement ce qu’offre le time-tracking, d’une part il évite aux managers d’avoir à demander à chaque collaborateur du feedback à propos de l’avancement des tâches, d’autre part il offre aux managers une vision fiable, pertinente et en temps réel de l’activité de l’entreprise. Mettre une solution de suivi de temps à disposition de vos équipes]() vous permet à tout moment de répondre à une multitude de questions :
- Quels sont les projets et tâches qui sont les plus rentables ?
- Quels sont les clients qui représentent le plus gros volume d’affaires ?
- Est-il temps d’arrêter un projet qui a pris trop de retard ?
- Quel collaborateur est submergé de travail ?
- etc.
Le logiciel de suivi de temps vous permettra donc de centraliser toutes les informations névralgiques relatives à la santé de votre entreprise et de piloter votre activité en fonction d'indicateurs de performances fiables et objectifs, vous faisant par la même occasion économiser un temps précieux que vous pourrez allouer à d'autres activités.
Pour conclure nous pouvons dire que mettre en place un outil de suivi de temps dans votre entreprise va vous permettre d'être plus rentable en "domptant" votre plus précieuse ressource : le temps. Ainsi vous saurez en permanence où et comment vos équipes investissent leur temps, cette vision vous aidera à piloter votre entreprise en temps réel et vous permettra de prendre de meilleure décision plus rapidement. Vous allez gagner du temps tout en réalisant des économies 🤗. Bref vous l'aurez compris, il y a énormément de bonnes raisons pour lesquelles vous devriez mettre en place dès aujourd'hui le time-tracking dans votre entreprise 🚀.
